小児科開業医必見!予約システムを選ぶ際に注意すべき4つのポイント


開業を目前に、どのような予約システムを導入したら良いか悩んでいませんか?そんな先生のために今日は予約システムの選定ポイントについてお話します。

突然ですが、患者さんが医療サービスに求める要望の第1位が何かご存知ですか?「信頼できる先生に診て欲しい」「丁寧な診察をして欲しい」などが第1位だと思いますか?もちろん、丁寧な診察で信頼のおける先生であれば言うことはありません。また、それを求めている患者さんもたくさんいます。しかし、医療サービスに求める要望の第1位は、「できるだけ待ち時間を短くして欲しい」なのです。驚きですよね。

そう考えると、これから開業するクリニックは、待ち時間をできるだけ短くすることを第一優先に考える必要があります。そこで重要な役割を果たすのが予約システムです。予約システムをうまく活用することで診察の順番や待ち時間を明確にできるため、結果として院内での待ち時間を短くすることができます。では早速、予約システムを選ぶポイントを見ていきましょう。

 


予約システムを選ぶポイント

  1. 「順番予約」と「時間帯予約」の両方に対応している
  2. 待っている患者さんの順番を院内TVモニタに表示できる
  3. インターネットで患者さん自身が予約を取ることができる
  4. 患者さんが院外から自分の順番を確認できる
  5. まとめ

 

1.「順番予約」と「時間帯予約」の両方に対応している

「順番予約」とは、受付に直接来院した患者さんに対して番号券を渡し、診察までお待ち頂くための順番待ちの予約のことです。一方、「時間帯予約」とは、決められた時間枠に予約を入れる方法です。『13時にヒブと肺炎球菌の予防接種を予約する』といった場合に利用します。

多くのクリニックでは「順番予約」をメインとして運営していると思います。しかし、「順番予約」だけの場合、事前予約ができないため、来院が遅れてしまった患者さんは待ち続けるしか方法がありません。これが「待ち時間が長い」という不満につながるのです。

「順番予約」に加えて、事前予約ができる「時間帯予約」を導入することで、待ち時間を短縮したい患者さんの不満を軽減することができるのです。

 

2. 待っている患者さんの順番を院内TVモニタに表示できる

院内に設置したTVモニタに現在待っている患者さんの順番を表示させることも重要です。自分があと何番で呼ばれるかが分かれば、いつ呼ばれるか分からない場合と比べて、待っている時間が苦ではなくなります。人間の心理として、どのくらい待つかが分からないと待ち時間が長く感じるのでしょう。

 

3. インターネットで患者さん自身が予約を取ることができる

昔ながらのクリニックでは電話予約のみという医院もあるかもしれません。しかし、今どきはインターネットをやらない人の方が少ないので、ネット予約は積極的に利用しましょう。

都内在住の若いママさんはスマホを利用している人が非常に多いです。以前、私が調査した小児科クリニックでは、インターネットでクリニックのホームページを見ているユーザーの約7割がスマホでした。

患者さんが自分で予約を入れてくれれば、医療事務スタッフの手間も省けますので人件費削減にもつながります。

 

4. 患者さんが院外から自分の順番を確認できる

過ごしやすい院内環境を整えていても、待ち時間が長くなると院内では待ちたくないという患者さんが多いのも事実です。院内には感染症に罹った患者さんも多く待っているため、院内感染を気にするのだと思います。

クラウドタイプの予約システムであれば、院外で待ちたい患者さんに対してスマホなどを利用し、外出先で順番確認をしてもらうことができます。実際には待ち時間の軽減になっていませんが、外出が自由になることで待たされた感覚が薄れて患者さんの満足度もあがると考えられます。

 

5. まとめ

予約システムによっては電子カルテと連動できたり、ワクチンの一元管理ができるもの、お知らせメールが飛ぶものなど、多機能なものが沢山あります。多機能なシステムは便利と言えますが、機能に振り回されると運用をシステムに合わせるような結果となってしまい、本末転倒となるので注意が必要です。

汎用的でありながらもシンプルな予約システムがおすすめです。上記を参考に、最後は先生ご自身が目指すクリニック方針とあったものを選ぶのが良いと思います。